Yrityksen tärkeimmät asiakirjat – 5 kohdan muistilista
Jokaisen menestyvän yrityksen perustukset rakentuvat huolella laadituista asiakirjoista. Tässä blogitekstissä keskitymme niistä kaikkein tärkeimpiin ja kerromme, mihin asiakirjoihin sinun kannattaa yritystoiminnassasi panostaa. Oikeiden työkalujen avulla yrityksesi tavoitteita palvelevien asiakirjojen laatiminen on mutkatonta.
Paluu perusasioiden äärelle
Me Docuella olemme ylpeitä siitä, että valikoimastamme löytyy sopiva asiakirjamalli tilanteeseen kuin tilanteeseen. Takana on vuosia juristiemme kehitystyötä sekä asiakkaidemme toiveiden kuuntelua tarkalla korvalla. Yli 400 asiakirjamallin valikoima voi kuitenkin joskus johtaa pattitilanteeseen: Mistä oikein kannattaa lähteä liikkeelle? Mitkä ovat kaikkein tärkeimpiä asiakirjoja? Ei huolta, me kerromme!
Seuraavaan muistilistaan olemme keränneet asiakirjat, jotka muodostavat peruspilarit yritystoiminnalle ja joihin panostaminen tukee yrityksen kehitystä pitkällä aikavälillä.
1. Osakassopimus
Yrityksen tärkein sopimus: Osakassopimuksella osakkaat luovat keskinäiset säännöt yhtiön omistukselle, johtamiselle ja päätöksenteolle. Vaikka osakassopimuksen laatiminen ei ole pakollista, se kannattaa tehdä aina, jos yhtiöllä on useampi kuin yksi osakkeenomistaja. Laadukas osakassopimus sitouttaa osakkaat yhteisiin tavoitteisiin ja kannattelee yritystä yllättävienkin tilanteiden yli kohti menestystä. Usein perusmuotoisella osakassopimuksella pääsee jo pitkälle, mutta sopimusta laatiessa on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään oman yrityksen tarpeita.
Näin laadit: Jos osakassopimus on vielä laatimatta tai se on päivityksen tarpeessa, hyödynnä Docuen osakassopimusmallia. Juristiemme suunnittelemat selkeät mallisisällöt ja ohjeistukset takaavat, että onnistut luomaan yrityksellesi sopivan osakassopimuksen.
2. Hallituksen päätösten dokumentointi
Todiste huolellisuudesta: Jokaisesta hallituksen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa. Laadukas pöytäkirja on työnäyte, jonka hallitus antaa itsestään. Se toimii myös todisteena siitä, että hallitus on toiminut huolellisesti, mikäli hallituksen päätöksiä kyseenalaistetaan tai kiistetään tulevaisuudessa.
Näin laadit: Hallituksen kokouskutsun ja pöytäkirjamallin avulla luot asianmukaisen dokumentaation vaivatta.
3. Yhtiökokousten asiakirjat
Dokumentoi päätökset huolella: Laki asettaa tarkat vaatimukset yhtiökokouksen koolle kutsumiselle ja päätösten tekemiselle. Huolellisesti laaditut asiakirjat auttavat varmistamaan, että yhtiökokouksen päätökset ovat päteviä. Lisäksi laadukas dokumentaatio antaa yrityksestä hyvän kuvan esimerkiksi sijoitusneuvotteluiden yhteydessä.
Näin laadit: Yhtiökokouksen koolle kutsuminen on lähtökohtaisesti hallituksen vastuulla. Kutsu syntyy vaivattomasti kokouskutsun mallilla. Valitse kokouspöytäkirjan malli sen mukaan, onko kyseessä varsinainen yhtiökokous vai ylimääräinen yhtiökokous.
4. Työsuhteen asiakirjat
Hoida työsuhteet kunnialla: Tiimin kasvattaminen on yksi yrityksen johtamisen jännittävimmistä puolista, mutta siihen liittyy myös lakisääteisiä velvoitteita. Työsuhteen asiakirjat kannattaa laatia huolella, sillä tyytyväiset työntekijät ovat yritykselle kullanarvoisen tärkeitä. Toisaalta laadukkaat asiakirjat turvaavat myös työnantajan selustan.
Näin laadit: Kun palkkaat uusia työntekijöitä, tarvitset työsopimuksen, jossa työsuhteen ehdot on määritelty selkeästi. Docuen työsopimusmalli taipuu moneen tilanteeseen. Palvelussamme laadit myös muut työsuhteen elinkaaren asiakirjat henkilöstökäsikirjasta työtodistuksiin.
5. Sopimukset yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa
Tee kirjallisista sopimuksista rutiini: Selkeät sopimukset ja tarkasti määritellyt velvoitteet ovat avain hyviin kumppanuuksiin ja asiakassuhteisiin. Laatimalla yhteistyö- ja asiakassopimukset kirjallisesti osoitat sopimuskumppaneille, että hoidat liiketoimintasi ammattimaisesti. Kun mietit sopimusprosessit kerran kunnolla kuntoon, on hyväksi havaittuja tapoja helppo ylläpitää myös kiireisinä ajanjaksoina.
Näin laadit: Yhteistyösuhteisissa kannattaa hyödyntää yhteistyösopimusmallia. Asiakkaiden kanssa tehtäviin sopimuksiin sopii yleensä parhaiten joko asiakassopimuksen, toimeksiantosopimuksen tai projektisopimuksen malli. Sopimusten joukosta kannattaa valita se, joka kuvaa mielestäsi kyseistä sopimussuhdetta parhaiten. Sopimuksen nimellä ei yleensä ole juridisesti suurta merkitystä – olennaista ovat itse sopimusehdot.
Docue – sopimisen uusi aikakausi
Docuen palvelu ei jää vain huippulaatuisiin asiakirjasisältöihin: niiden lisäksi saat käyttöösi asiakkaidemme rakastaman sähköisen allekirjoituksen sekä oman tilin, jossa asiakirjat säilyvät tallessa tietoturvallisesti.
Kokeile Docueta maksutta rekisteröitymällä tästä.
Hanna Lahtela