Satojen yhtiökokousten kevät on nykyään kevyempi – Taloushallinta Uniikki ei laadi pöytäkirjojaan enää Wordilla

Perinteisillä työkaluilla pöytäkirjaprosessi on sirpaleinen ja työläs

Tilinpäätösprosessi on Suomessa hyvin formaali: tilinpäätös hyväksytään ensin hallituksessa ja vahvistetaan sitten yhtiökokouksessa. Molemmista päätöksistä laaditaan oma pöytäkirja, joka allekirjoitetaan. Monesti pöytäkirjat laaditaan tilitoimistoissa Microsoft Wordilla, mihin liittyy paljon manuaalimuokkauksia, etsimistä ja copy-paste-työtä. Kirjauksissa syntyy helposti näppäily- ja huolimattomuusvirheitä.

Kun pöytäkirja on valmis, se viedään tyypillisesti erilliseen sähköisen allekirjoituksen ohjelmaan asiakkaan allekirjoituksia varten. Sitten pöytäkirja saatetaan siirtää vielä erilliseen paikkaan varsinaista säilytystä varten. Prosessissa tarvitaan siis peräti kolmea erillistä ohjelmaa, ja monesti joku tiedostoista unohtuu väärään paikkaan.

Tilitoimiston rooli pöytäkirjoissa on suuri

Tilitoimistolla on iso rooli pöytäkirjaprosessissa. Pöytäkirjat ovat osakeyhtiölain mukaan asiakkaan vastuulla, mutta vakiintuneesti tilitoimiston odotetaan hoitavan vähintään tilinpäätökseen liittyvät pöytäkirjat.

Monesti asiakkaat toivovat tilitoimistolta pöytäkirjoja myös muihin päätöksiin, kuten hallitusmuutoksiin, yhtiöjärjestysmuutoksiin tai rahoitustoimiin. Tilitoimistolle tämä voi olla riesa, mutta modernille tilitoimistolle se on mahdollisuus erottautua edukseen laadukkaalla ja laaja-alaisella palvelulla. Helsinkiläisessä Taloushallinta Uniikissa tämä haaste otettu vastaan, mihin keskitymme tässä artikkelissa. Voit katsoa asiakastarinan videomuodossa täältä.

Docuella tilinpäätöspöytäkirjat syntyvät keskitetysti ja sujuvasti

Taloushallinta Uniikissa todettiin muutama vuosi sitten, että manuaalinen Word-pohjien pyörittely ja usean ohjelman pöytäkirjaprosessi eivät ole tätä päivää. Avuksi se otti Docuen, jolla pöytäkirjojen laatiminen, allekirjoittaminen ja arkistoiminen tapahtuvat keskitetysti samassa palvelussa.

Uniikin osakas Mikko Karhinen toteaa suoraan, että paluuta vanhaan ei ole: "Jos huomenna ei olisi enää Docuen palveluita, niin pulassa oltaisiin. Ilman Docueta emme pystyisi tarjoamaan asiakkaille näin laajasti ja tasalaatuisesti erilaisia juridisia asiakirjoja".

Docuesta tilitoimisto löytää suomalaisten juristien ylläpitämät pöytäkirjamallit yhtiökokouksiin ja hallituksen kokouksiin. Palvelu tarjoaa automatisoidut kirjaukset tilinpäätöksen käsittelyyn, osingonjakoon ja yli muuhun 60 päätökseen, esimerkiksi johtoon ja rahoitukseen liittyen. Tarjolla on asiakirjamallit myös ilman kokousta tehtäviin päätöksiin, jotka osakeyhtiölaki mahdollistaa.

"Enimmäkseen meillä on [Docuessa] käytössä erilaiset pöytäkirjat, hallituksen ja yhtiökokouksen. Palvelu ohjaa valitsemaan oikeat asiat sopimukselle ja niitä saa tarvittaessa myös muokattua", kertoo Karhinen.

Suomen ainoa pöytäkirjoihin optimoitu sähköinen allekirjoitus

Palvelussa on pöytäkirjoihin optimoitu sähköinen allekirjoitus, mikä vähentää klikkailua, toistoa ja muotoiluongelmia. Kun nimeät pöytäkirjaan esimerkiksi pöytäkirjantarkastajat, lisätään näille automaattisesti omat allekirjoitusviivat, jolloin sitä ei tarvitse tehdä erikseen. Kun toistoa on paljon, jokainen minuutti merkitsee.

Pöytäkirjojen laatimisesta voit siirtyä suoraan allekirjoituksiin, eli erillistä PDF-tallennusta ja ohjelmiston vaihtoa ei tarvita. Allekirjoituskutsuihin voit asettaa personoidut saateviestit sekä automaattiset muistutukset puuttuville allekirjoituksille.

"Ennen odoteltiin allekirjoitettuja versioita asiakkailta pitkäänkin, kun ne tuli sähköpostiliitteenä. Ja kun oli useampia allekirjoittajia, niin se on aina monesta asiasta kiinni, että [asiakirjat] päätyy meille. Docuen avulla me nähdään, missä ne menee, kuka on allekirjoittamatta ja ketä voidaan muistutella. Sitä kautta on saatu tehostettua prosessia", vertailee Karhinen nykytilaa menneisyyteen.

Juristin tuki selkänojana vaikeissa kirjauksissa

Tilinpäätöskirjaukset ovat tilitoimistolle rutiinia, mutta eteen tulee myös tilanteita, joissa vakiomuotoilut eivät riitä. Tällöin Uniikissa käännytään Docuen Kysy juristilta -palvelun puoleen. Palvelu mahdollistaa reaaliaikaisen chat-viestinnän Docuen juristitiimin kanssa arkisin, mikä tuo tilitoimistolle mielenrauhaa ja varmuutta, kun kyseessä on monimutkaisempi kirjaus.

"Välillä meillä on ollut haasteita muotoilla joku pöytäkirjan pykälä oikein. Siinä kohtaa me on aina saatu apua Docuen juristeilta ja saatu sinne oikeannäköiset pykälät pöytäkirjoille", kuvaa Karhinen.

Juristin tuki on hyödyllinen erityisesti tilitoimistoille, jotka haluavat tarjota asiantuntijapalveluita laaja-alaisesti erilaisissa pöytäkirjoissa ja juridisissa asiakirjoissa. Kysy juristilta -palvelu mahdollistaa joustavan juridisen konsultaation yksittäisissä kysymyksissä ilman lisähintaa tai jäykkiä kokonaistoimeksiantoja.

“On paljon asiakirjoja, mitä meidän asiakkaat ei välttämättä itse osaisi laatia. Nyt he osaavat jo kysyä niitä meiltä, ja me pystytään siihen hyödyntämään näitä pohjia, mitä Docuessa on.”

Tilitoimiston sisällä Docuen juristituki mahdollistaa myös sen, että kokemattomampi kirjanpitäjä voi palvella asiakasta ilman kokeneen kirjanpitäjän tukea. Se suoraviivaistaa palveluprosessia.

"Meillä laajempi joukko [kirjanpitäjiä] pystyy nyt tuottamaan laadukkaasti erilaisia asiakirjoja asiakkaille".

Automaattinen arkisto helpottaa tilintarkastusta

Lopuksi Karhinen nostaa esiin hyödyn, joka korostuu nimenomaan tilikauden päättyessä: arkistoinnin. Docue arkistoi pöytäkirjat ja muut asiakirjat automaattisesti, mikä vapauttaa tilitoimiston erillisestä arkistosta ja turhasta tiedostojen siirtelystä.

"Kun kaikki tilikauden aikana allekirjoitetut asiakirjat ovat yhdessä paikassa ja tasalaatuisia, niitä ei tarvitse etsiä tilintarkastuksen yhteydessä. Se on helpottanut paljon".

Tilitoimisto voi luoda asiakkailleen omat tilit, ja asiakas voi kutsua tililleen myös tilintarkastajansa. Kun kaikki asiakirjat ovat samassa paikassa ja kaikilla osapuolilla on jatkuva pääsy asiakirjoihin, tilintarkastus sujuu jouhevasti.

“Asiakkaamme ovat kokeneet Docuen käytön hyödylliseksi jo sen takia, että asiakirjat ovat kootusti yhdessä paikassa.”

Lue lisää Docuen ratkaisusta tilinpäätöskauden pöytäkirjoihin täältä.