Rakennusfirmoissa sopimuksista muodostuu usein pullonkaula – näin SSA korjasi asian
SSA panostaa kaikessa toiminnassaan nopeuteen ja sujuvuuteen. Perinteinen tapa hoitaa sopimusasioita sähköpostitse osoittautui kuitenkin kaikkea muuta kuin mutkattomaksi. Tämän haasteen voittamiseksi SSA kehitti sujuvat sopimusprosessit Docuen avulla. Nyt sähköinen sopiminen on tullut osaksi arkipäivää, mikä on merkittävästi helpottanut niin SSA:n kuin heidän sopimuskumppaneidensakin työskentelyä.
SSA Rakennus lyhyesti – monipuolista rakennustoimintaa kasvun siivittämänä
SSA Rakennus on perustettu vuonna 2013 ja se on osa SSA Group -konsernia. SSA aloitti toimintansa keskittyen aluksi asuntotuotantoon ja projektijohtourakointiin. Kasvun myötä yhtiö on siirtynyt tekemään kokonaisvastuu-urakkaa.
SSA on tullut tunnetuksi monipuolisista rakennusprojekteistaan, joihin sisältyy asuntojen lisäksi muun muassa toimitila- ja palvelukotirakentamista. Se vastasi esimerkiksi VALO Hotel & Work Helsinki -kiinteistön rakentamisesta.
Docuen avulla eroon kuluttavasta sähköpostirallista
SSA Rakennuksen hankintainsinööri Jussi Isoperkkiö kertoo, että he ovat käyttäneet Docuen palvelua menestyksekkäästi jo viiden vuoden ajan. Vaikka muitakin vastaavia palveluita on tullut kokeiltua matkan varrella, on Docue vastannut parhaiten yhtiön tarpeisiin.
Ennen Docuen käyttöönottoa asiakirjojen allekirjoitusprosessi oli hidas ja monimutkainen. Sähköpostilla lähetettävät sopimukset vaativat tulostamista, allekirjoittamista, skannaamista ja lähettämistä takaisin. Docuen myötä prosessi on selkeytynyt, ja sopimusosapuolet voivat tarkistaa ja allekirjoittaa asiakirjat nopeasti jopa minuuteissa. Molemmille osapuolille jää sähköinen kopio sopimuksesta.
Isoperkkiö nostaa positiivisena asiana esille sen, että sähköiset allekirjoituskutsut ovat tulleet tutuksi SSA:n yhteistyökumppaneille ja he osaavat odottaa niitä. Tämä on tehnyt sopimusprosesseista sujuvampia ja ennakoitavampia. Selkeät sopimusprosessit auttavat osaltaan saavuttamaan mainetta modernina ja luotettavana toimijana yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden silmissä.
Selkeät käytännöt sopimusten säilyttämiseen
Isoperkkiön mukaan SSA Rakennus käyttää Docuen palvelua monipuolisesti erilaisten sopimusten laatimiseen. Hän itse laatii työssään pääsääntöisesti urakoitsijoiden ja SSA:n välisiä sopimuksia. Muualla hankekehityksessä pääpaino sen sijaan on tilaajien kanssa tehtävissä sopimuksissa.
SSA:lla sopimuksia laativat useat henkilöt, kuten yksikönjohtajat ja yhtiön toimitusjohtaja. Kaaoksen välttämiseksi sopimusten säilyttämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Docuella laaditut ja allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat automaattisesti yrityksen omalle tilille. Näin tarvittavat asiakirjat löytyvät nopeasti vuosienkin päästä ja niiden säilyttäminen on turvallista.
Isoperkkiön osalta Docue ei rajoitu vain työympäristöön, vaan palvelu on löytänyt tiensä myös henkilökohtaiseen käyttöön. Hän itse käyttää Docuen palvelua muun muassa asuinhuoneiston vuokrasopimusten laadintaan. Hän kiittelee Docuen selkeistä asiakirjamalleista, joita on helppo muokata juuri sellaisiksi kuin itse haluaa.
"Suosittelisin Docueta kenelle tahansa, joka haluaa pitää sopimuksensa hyvässä jiirissä ja selkeässä järjestyksessä", Isoperkkiö summaa.
Hanna Lahtela