Näin tilitoimisto Lemon Tree nopeutti rekrytointejaan Docuen avulla
Miten sujuvoittaa rekrytointia ja varmistaa, että sopimusprosessi on yhtä moderni kuin yrityksesi imago? Tilitoimisto Lemon Tree automatisoi ja tasalaatuisti Docuen avulla työsopimuksensa, mikä on säästänyt merkittävästi päättäjien aikaa ja parantanut työntekijäkokemusta.
Kun manuaalinen sopimusrumba sai riittää
Moderni tilitoimisto automatisoi maksimaalisesti paitsi taloushallintopalvelunsa myös sopimushallintonsa, joka on perinteisesti repaleinen ja hankala kokonaisuus. Yksi sopimushallinnon edelläkävijä on suomalainen tilitoimisto ja ohjelmistotalo Lemon Tree.
Kun Lemon Treen henkilöstöpäällikkö Marika Väänänen aloitti tehtävässään vuonna 2021, hän tunnisti nopeasti haasteen, joka on tuttu monille kasvaville yrityksille: sopimusten hallinta oli työlästä ja aikaa vievää. Erityisesti työsopimusten luominen ja allekirjoittaminen vaativat manuaalisia vaiheita.
”Aikanaan kun allekirjoitettiin paperiset sopimukset, piti saada henkilö paikan päälle, ja niiden skannaaminen oli aina oma juttunsa”, Väänänen muistelee.
Kasvavassa ja etätyömahdollisuuksia tarjoavassa yrityksessä tämä ei ollut kestävä ratkaisu. Väänänen toivoi sähköistä järjestelmää, joka tekisi prosessista sujuvamman. Ratkaisu löytyi Docuesta.
Nopeutta ja laatua työsopimusten laadintaan
Lemon Tree toteuttaa työhaastatteluja paljon etänä, joten oli luontevaa, että myös sopimusprosessi hoituu digitaalisesti alusta loppuun. Docuen avulla koko prosessi muuttui kertaheitolla tehokkaammaksi.
”Työsopimuksia voi tehdä tosi nopeasti Docuella. Se on ehkä ollut se kaikista tärkein ominaisuus”, Väänänen kertoo.
Docuen älykkäät ja juristien suunnittelemat sopimusmallit ovat olleet Lemon Treellä avainasemassa. Valmiit asiakirjamallit ja eri tilanteisiin suunnitellut työaikamallit varmistavat, että sopimukset ovat laadukkaita ja helposti muokattavissa kuhunkin tilanteeseen sopiviksi. Kun sopimus on valmis, se lähtee sähköisesti allekirjoitettavaksi molemmille osapuolille.
”Yleensä tosi nopeasti saadaan allekirjoitukset puolin ja toisin”, Väänänen iloitsee.
Kaikki sopimukset yhdessä paikassa – siististi ja turvallisesti
Yksi Docuen suurimmista hyödyistä Lemon Treellä on ollut sopimusten keskittäminen yhteen paikkaan. Enää ei tarvitse etsiä dokumentteja hajallaan olevista sähköposteista tai kansioista. Kaikki sopimukset löytyvät helposti Docuen sähköisestä arkistosta.
Tämä sopii täydellisesti Lemon Treen toimintatapaan. ”Ollaan kaikin puolin sähköinen tilitoimisto, niin se sopii oikein hyvin meidän toimintatapoihin”, Väänänen toteaa. Sähköinen allekirjoitus ja asiakirjojen turvallinen löydettävyys eivät ole ainoastaan tehokkuuskysymys, vaan myös osa modernin ja vastuullisen yrityskuvan rakentamista.
Docue ei ole ainoastaan tehostanut prosesseja Lemon Treellä, vaan myös parantanut työntekijäkokemusta. Rekrytointiprosessin päätteeksi lähetettävään sopimukseen voi liittää esimerkiksi henkilökohtaisen tervehdysviestin, joka tekee prosessista inhimillisemmän ja toivottaa uuden työntekijän lämpimästi tervetulleeksi tiimiin.
Mallia muille tilitoimistoille ja HR-ammattilaisille
Lemon Treen kokemus osoittaa, kuinka oikeanlainen digitaalinen työkalu voi lisätä sekä tehoa että laatua sopimusprosessiin. Manuaalisesta ja kankeasta prosessista siirryttiin saumattomaan ja nopeaan sopimushallintaan.
Marika Väänäsen kokemus on selvä: ”Docue on ollut meille tosi iso juttu ja helpottaa ja nopeuttaa tosi paljon mun työtä.”
Hän suositteleekin palvelua varauksetta muille alan toimijoille. ”Suosittelisin ehdottomasti Docueta muille tilitoimistoille ja oikeastaan kaikille, jotka työskentelevät henkilöstöhallinnon tehtävissä.”
Haluatko lisää tehoa ja laatua yrityksesi sopimusprosesseihin? Kokeile Docueta nyt ilmaiseksi!
Jaakko Laukia