Tworzysz umowy jako założyciel firmy? Oto jak zrobić to szybko i bezboleśnie!

W pewnym momencie każdy założyciel firmy będzie musiał tworzyć umowy. Od umów o pracę, przez umowy o świadczenie usług, po umowy konsultingowe - zawiłości prawne związane z tymi dokumentami zbyt często prowadzą do nieporozumień i dezorientacji, co w dłuższej perspektywie kosztuje firmę czas i pieniądze.

Dlatego tak ważne jest, aby założyciele dobrze rozumieli proces tworzenia umów oraz kluczowe elementy, które należy w nich uwzględnić. W tym artykule przedstawimy kilka praktycznych wskazówek, które pomogą usprawnić proces przygotowywania umów i zadbać, aby Twoje dokumenty były kompletne, precyzyjne i prawnie solidne.

Używaj prostego języka

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez założycieli firm - a w ogóle przez osoby bez wykształcenia prawniczego jest stosowanie w umowach skomplikowanego języka prawniczego, który trudno zrozumieć. Pamiętaj: umowy nie służą do popisywania się znajomością prawa, lecz do jasnego określenia warunków i oczekiwań stron.

Stosowanie prostego, zrozumiałego języka nie tylko ułatwi obu stronom zrozumienie umowy, ale również pozwoli uniknąć niejasności i nieporozumień w przyszłości.

Oczywiście używanie prostego języka nie oznacza nadmiernego upraszczania postanowień ani pomijania niezbędnej terminologii prawnej. Chodzi raczej o to, by przystępnym językiem wyjaśniać pojęcia prawne i upewnić się, że obie strony rozumieją znaczenie i konsekwencje każdego warunku.

Kolejnym skutecznym sposobem na tworzenie przejrzystych zapisów w umowach jest unikanie branżowego żargonu czy przesadnie technicznych określeń. Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy umowa zawierana jest między stronami z różnych branż lub o różnym poziomie wiedzy. Używając języka zrozumiałego dla wszystkich uczestników, założyciel może budować zaufanie i zmniejszać ryzyko niejasności czy sporów.

Podsumowując: jasny i prosty język w umowach jest kluczowy, aby tworzyć dokumenty, które są zarówno zrozumiałe, jak i prawnie rzetelne. Dzięki przejrzystemu i pełnemu opisaniu warunków oraz oczekiwań możesz mieć pewność, że wszystkie strony są zgodne co do treści umowy i zapobiec przyszłym konfliktom.

Zdefiniuj kluczowe pojęcia

Tworząc umowę, niezwykle ważne jest zdefiniowanie pojęć i terminów, które mogą być niejasne lub różnie interpretowane. Dzięki temu obie strony precyzyjnie rozumieją, czego się od nich oczekuje.

Na przykład, jeśli przygotowujesz umowę o dzieło, warto doprecyzować, co oznacza „rezultat” lub „produkt prac”. Ujednolicenie takich definicji pomaga obu stronom właściwie rozumieć zakres umowy.

Oprócz definiowania kluczowych pojęć, istotne jest także wprowadzanie do umowy konkretnych szczegółów i terminów.

Bardzo ważne jest również uwzględnienie możliwości zmian lub modyfikacji umowy w przyszłości. Choć nie sposób przewidzieć wszystkich scenariuszy, warto dodać klauzulę określającą sposób wprowadzania zmian. Może ona wskazywać np. że wymagane są pisemne uzgodnienia obu stron albo że ewentualne zmiany będą poprzedzone spotkaniem i omówieniem proponowanej modyfikacji.

Uwzględnienie tych elementów pomaga stworzyć umowę, która jest jasna, precyzyjna i odporna na potencjalne nieporozumienia.

Uwzględnij wszystkie istotne informacje

Twoja umowa powinna zawierać wszystkie kluczowe informacje, w tym dane stron (imiona/nazwy i adresy), czas trwania umowy oraz warunki płatności.

Jeśli przewidziane są konkretne terminy czy kamienie milowe, koniecznie uwzględnij je w dokumencie. Dzięki temu obie strony będą świadome swoich obowiązków i odpowiedzialności.

Aby upewnić się, że umowa zawiera wszystkie potrzebne elementy, warto dobrze zrozumieć cel i zakres współpracy. W niektórych przypadkach może to wymagać konsultacji z innymi interesariuszami lub specjalistami prawnymi, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka czy obowiązki, które należy ująć w zapisach.

Na przykład, jeśli umowa dotyczy partnerstwa lub wspólnego przedsięwzięcia, konieczne mogą być postanowienia dotyczące podziału zysków lub sposobu rozstrzygania sporów. Z kolei gdy dokument obejmuje przeniesienie praw własności intelektualnej lub przekazywanie informacji poufnych, warto dodać odpowiednie postanowienia dotyczące ochrony tych danych i zasad ich wykorzystania.

Uwzględnienie wszystkich istotnych informacji sprawia, że umowa jest kompletna, czytelna i minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Uwzględnij potencjalne problemy

Tworząc umowę, warto przewidzieć możliwe problemy, które mogą pojawić się w trakcie współpracy, i odpowiednio je uregulować. Może to obejmować takie kwestie jak klauzule poufności, zakazy konkurencji czy procedury rozwiązywania sporów.

Skutecznym sposobem na zabezpieczenie się przed ryzykami jest dodanie zapisów określających konsekwencje naruszenia umowy. Jeśli jedna ze stron nie wywiąże się ze swoich obowiązków, dokument powinien jasno wskazywać, jakie środki przysługują drugiej stronie - np. odszkodowanie, możliwość rozwiązania umowy czy obowiązek wykonania określonych działań .

Kolejną istotną kwestią przy analizowaniu potencjalnych problemów jest upewnienie się, że obie strony dobrze rozumieją swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy. Może to wymagać zapewnienia odpowiednich materiałów lub szkoleń, które pomogą w przestrzeganiu postanowień, albo wyznaczenia jasnej procedury postępowania w przypadku pojawienia się jakichkolwiek trudności w trakcie obowiązywania umowy.

Uwzględnienie tych kwestii na samym początku pozwala uniknąć konfliktów w przyszłości oraz pomaga budować solidne relacje z partnerami i dostawcami.

Automatyzuj tworzenie umów z Docue

Tworzenie umów może być nie tylko procesem podatnym na błędy, lecz także czasochłonnym - zwłaszcza jeśli za każdym razem przygotowujesz dokumenty od zera. Dzięki Docue możesz usprawnić cały proces, korzystając z naszych zaawansowanych szablonów i funkcji automatyzacji. Nie musisz też zastanawiać się, czy Twoje umowy zawierają właściwe klauzule i sformułowania - my zadbaliśmy o to za Ciebie.

Docue oferuje bibliotekę aktualizowanych przez prawników, w pełni edytowalnych szablonów, które stanowią doskonały punkt wyjścia dla różnych rodzajów umów. Wystarczy, że wybierzesz odpowiedni szablon i korzystając z wbudowanych podpowiedzi prawnych i klauzul do wyboru - dostosujesz go do swoich potrzeb, w tym dodasz własne postanowienia i zapisy.

Oprócz szablonów prawnych Docue udostępnia również zaawansowane funkcje automatyzacji, które pozwalają zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. Nasze narzędzia automatyzujące umożliwiają tworzenie obiegów pracy, które generują umowy automatycznie na podstawie określonych kryteriów. Na przykład, przygotowując umowę o pracę, możesz skonfigurować workflow, który wygeneruje dokument automatycznie w oparciu o stanowisko i wymagania dotyczące roli.

Korzystając z szablonów i automatyzacji Docue, nie tylko usprawnisz proces tworzenia umów, ale także zminimalizujesz ryzyko pomyłek czy pominięć. To rozwiązanie korzystne dla wszystkich — my lubimy nazywać je win-win.

Na zakończenie

Niezależnie od tego, czy tworzysz umowy ręcznie, korzystasz z zewnętrznej obsługi prawnej, czy wybierasz narzędzia automatyzujące takie jak Docue — proces przygotowywania umów jest kluczowym elementem prowadzenia firmy. Choć zarządzanie dokumentacją prawną bywa wymagające i tradycyjnie wiązało się z wysokimi kosztami oraz czasochłonnością — mamy nadzieję, że powyższe wskazówki ułatwią Ci pracę. Stworzyliśmy Docue, aby proces tworzenia umów był prostszy, bardziej przystępny i dostępny dla każdego.